攀枝花市档案馆

关于传统载体档案和电子档案（数字化副本）双套制

接收档案进馆验收工作流程与标准的通知

市级各单位、区（县）国家综合档案馆：

为进一步加强市级国家档案馆三个体系的建设和管理，有效保护和利用档案，为国民经济和各项社会事业发展服务，便于各级单位在移交不同载体形式档案进馆过程中，明确有关工作事项，依据《中华人民共和国档案法》、《四川省<中华人民共和国档案法>实施办法》、《四川省国家档案馆管理办法》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《攀枝花市档案实行双套制移交与接收的通知》（攀档发〔2016〕31 号）及《攀枝花市档案局关于实行档案“双套制”管理有关问题的补充通知补充通知》（攀档发〔2017〕20 号）等法规政策和标准规范，结合我市档案馆实际，本作依法、全面、从严的监管原则，特制定了《攀枝花市档案馆传统载体和电子档案双套制接收档案进馆验收流程》（见附件1），《攀枝花市档案馆传统载体和电子档案双套制接收档案进馆验收收方式和内容》（见附件2），市级各移交档案进市档案馆的单位请你们遵照执行，区（县）国家综合档案馆参照执行。

附件1：攀枝花市档案馆传统载体和电子档案双套制接收档案验收工作流程

附件2：攀枝花市档案馆传统载体和电子档案双套制接收档案进馆验收工作标准

附件1：

攀枝花市档案馆传统载体和电子档案

双套制接收档案验收工作流程

① 拟移交档案单位每年第四季度向市档案馆申报下一年度进馆计划；或市档案馆下达进馆任务通知。

②市档案馆每年度2月底前确定拟接收档案进馆单位（移交档案单位）数量。

③市档案馆（在与业务科、计算机部充分沟通基础上）与移交档案单位做好前期交流沟通、指导工作。

④移交单位经检查传统载体和电子档案质量，认为符合进馆质量后，完成移交档案全宗指南（全宗介绍）拟写工作，并形成移交档案涉密鉴定的工作报告或说明后，开展组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据工作，向市档案馆提出进馆申请。

⑤市档案馆第一次派出工作人员对移交单位的电子档案和传统载体档案开展检查验收工作。总页数在10万页以下5个工作日检查时间；10-15万页，8个工作日检查时间；15-20万页，10个工作日检查时间内向移交单位出具书面检查结论，以此类推。

⑥检查合格，移交单位按照⑦、⑧工作程序办理，不合格，转流程⑨。

⑦电话通知移交单位开始启动移交档案实体进馆的消杀、上架；目录、全宗指南、组织机构沿革、涉密档案鉴定报告及目录移交工作，同时按照《攀枝花市档案实行双套制移交与接收的通知》（攀档发〔2016〕31 号）的要求将档案数字化成果存储于光盘或者移动硬盘，同时移交进市档案馆。

⑧以上工作程序经市档案馆保管利用部经办人员签字认可，办理《档案交接文据》、《电子档案数据交接表》，经分管领导签字确认后，双套制档案进馆验收工作结束。

⑨不合格。移交单位开展整改工作1个月后，市档案馆再电话通知第二次检查时间。

⑩市档案馆第二次派出工作人员对移交单位的电子档案和传统载体档案开展检查验收工作。总页数在10万页以下，5个工作日检查时间；10-15万页，8个工作日检查时间，15-20万，10个工作日检查时间内向移交单位出具书面检查结论。以此类推。

?合格，移交单位按照⑦、⑧工作程序办理，不合格转流程?。

?不合格。移交单位开展整改工作2个月后，市档案馆再电话通知第三次检查时间。

?市档案馆第三次派出工作人员对移交单位的电子档案和传统载体档案开展检查验收工作。总页数在10万页以下，5个工作日检查时间，10-15万，8个工作日检查时间，15-20万，10个工作日时间内向移交单位出具书面检查结论，以此类推。

?合格。移交单位按照⑦、⑧工作程序办理。

?不合格，列入次年进馆计划。

附件2：

攀枝花市档案馆传统载体和电子档案（数字化副本）

双套制接收档案进馆验收工作标准

一、      立档单位移交档案进馆前需要完成的工作事项

1.确认整理完毕的传统载体档案和电子档案（数字化副本）符合进馆规范要求。

2.根据移交档案的具体情况,拟写了符合规范的全宗指南(全宗介绍) ，内容必须包含本单位开展档案数字化工作的情况。

3. 立档单位必须开展移交档案的涉密审核工作，以正式的文件形成工作报告或说明。具体内容一是将本单位保密工作领导小组开展移交档案的密级审核情况给予详细说明，并将涉密档案目录附后。二是对此批次所移交档案进馆后提出利用和解密档案的意见。

二、      传统载体档案验收方式和内容

1.验收方式：市档案馆工作人员与移交单位档案人员采取逐卷、逐件、逐页全面检查的方式，与移交单位的档案人员共同当面清点传统载体档案数量，检查文件状况、卷内文件目录、页数、顺序、备考表、装订、案卷目录、全引目录、归档文件目录等情况。

2.验收内容：传统载体档案编目符合规范要求，是否与案卷级、文件级目录一致；档号、件号是否存在空号、漏号、重号现象；档案装具书写是否存在书写错乱、不规范、不整洁情况；归档文件采取棉线装订，可直角装订或“三孔一线”装订，杜绝出现金属或塑料物，以上只要存在一种情况，视为移交单位传统载体档案移交进馆检查验收不合格。

三、电子档案（数字化副本）验收方式和内容

1.验收方式：一次性随机抽检电子档案总量10%，差错率高于5%，视为不合格，低于5%，视为合格。或分若干次随机抽样（累计抽样量为10%），累计差错率高于5%，视为不合格，低于5%，视为合格。

2.验收内容：检查电子目录和数字化副本的内容，具体如下：

（1）准确性检验

包括两个方面的检查：一是指电子目录的著录项内容著录准确，按照相关规定应著录内容全部著录，著录项完整，必录项目不能空缺。文件级著录合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，若合格率低于95%，全部重检；案卷级著录合格率达到100%，方可予以验收通过，若合格率低于100%，全部重检。；二是指电子目录与数字化副本全文挂接准确，不错挂、漏挂、重挂等情况。数字化副本和传统载体档案一一对应，准确率达到100%，如发现1条错误，图像数据全部退回重检；每一条电子目录（永久、长期、30年）应挂接对应的电子全文，档案数据挂接要求档号、数据挂接准确率达到100%。

（2）完整性检验

包括两个方面的检查：一是数字化副本全文完整，与档案原件一致，每一条电子目录（永久、长期、30年）应挂接对应的电子全文图像完整性达到100%；档号选择扫描的页码与电子目录的张页号必须一致。二是图像文件的检查。彩色扫描方式，色彩深度不低于24位，扫描精度为300DPI， 图片存储格式为单页TIFF文件，图像扫描模式；图像幅面大小是否符合标准规范；图像清晰、内容完整、无倾斜、无漏页掉页、图像倾斜度绝对值不超过1度。

（3）可用性检验

电子目录、电子全文可用在《四川省电子文档管理系统》操作环境中，储存在光盘或移动硬盘的电子目录、电子全文能读取。

（4）安全性检验

包括两个方面的检查：一是要求移交数据安全无病毒；二是要求移交单位必须留存数字化成果的数据备份。

四、数字化成果验收

移交光盘、移动硬盘必须完全按照《攀枝花市档案实行双套制移交与接收的通知》（攀档发〔2016〕31 号）文件要求选择材质和制作，如不符合，验收不能通过。

五、复检工作程序

市档案馆对第一次检查不合格移交单位出具书面检查通知书，重新整改移交档案整理质量，约定1个月后安排送检时间。若第二次依旧验收不合格，市档案馆第二次向移交单位出具书面通知书，继续整改移交档案整理质量，约定2个月后安排送检时间。若第三次仍然验收不合格，列入次年度进馆计划。